Und schon wieder eine Software aus dem Hause Microsoft, die in aller Munde ist!

„Was zum Teufel ist denn jetzt Power BI, und wofür brauche ich es?“

 

Power BI COPiTOS

Diese und ähnliche Fragen erreichen uns immer wieder. Wir, die COPiTOS GmbH, möchten gerne Antworten geben.
Microsoft Power BI ist tatsächlich nicht neu auf dem Markt, aber die rasant wachsende Reife des Produkts lässt nun zahlreiche Unternehmen aufhorchen. Dieser Aufmerksamkeit möchten wir von COPiTOS gerne Rechnung tragen und deshalb mit einer Beitragstrilogie Licht ins Dunkle bringen. 
Soviel vorab: Mit Power BI haben die Redmonder jedenfalls ein höllisch gutes Werkzeug auf den Markt geworfen, welches einfach zu bedienende Business Intelligence Funktionen liefert. Und das sogar in einem höchst ansprechenden visuellen Kontext in Verbindung mit zahlreichen smarten Integrationsmöglichkeiten für eine Vielzahl von Daten.

 

Aber der Reihe nach...

Power BI steht frei übersetzt für kraftvolle Datenanalysen (BI = Business Intelligence) und ist auf den ersten Blick ein kostenloser Service, der mit dem Microsoft 365 Universum daherkommt und ab einem Microsoft 365 Basic Abonnement aufwärts genutzt werden kann.
 

Aber was kann es denn nun? 

Mit der leistungsstarken Software bauen Sie umfangreiche und aussagekräftige Berichte nach dem WYSIWYG Prinzip.  Im ersten Schritt gilt es, Daten aus einer Datenquelle in den Bericht zu laden. Hier stehen viele standardisierte Datenverbindungen zur Verfügung. Die Auswahl reicht von einfachen CSV/TXT Dateien, über Excel und den bekannten SQL-Datenbanktypen bis hin zu prominenten Drittanbietern wie Salesforce.com oder SAP. 
Es bleiben also kaum Wünsche offen, selbst für fortgeschrittene Benutzer, die beispielsweise beliebige REST Schnittstellen anzapfen können.

 

Jetzt geht’s ans Eingemachte

 

Power BI COPiTOS

Sind die Daten erstmal geladen, gilt es im vorgeschalteten Power Query Editor die Daten zu modellieren. Hier setzt man verschiedenste Datentabellen zueinander in Relation, ändert Feldtypen oder manipuliert Werte, welche die Datenquelle vielleicht in einem wenig benutzerfreundlichen Format ausliefert wie z.B. technische Zeitstempel. Gute und sauber modellierte Daten sind ein wichtiger Schlüssel für einfach zu erstellende Berichte und spätere vollautomatische Aktualisierungen des Berichts.

 

Bleiben Sie immer CI Konform 

Nachdem die Daten modelliert und aufbereitet sind, werden sie in den visuellen Arbeitsbereich geladen. Für die Freunde des guten Designs fängt es nun an, richtig Spaß zu machen. Einfach die gewünschte Visualisierung auswählen, verfügbare Datenfelder per Drag & Drop in das Visual schubsen und die erste Torte ist bereits auf dem Bildschirm. Microsoft hat sich richtig Mühe gegeben, Berichten seinen individuellen Designstempel aufdrücken zu können. Die Marketingabteilungen dieser Welt werden nichts zu meckern haben, kann man doch über zusätzliche freie Gestaltungselemente sein Unternehmens-CI professionell integrieren. 

Natürlich kann man neben den Standardmethoden wie Summenbildung, Min/Max Werte, Durchschnitt etc. auch komplexe Berechnungsmethoden auf Daten anwenden. Stichwort hier ist DAX (Data Analysis Expressions), eine Formelsprache mit einer Fülle von Funktionen, die auf das Datenmodell angewendet werden kann. So lassen sich auch komplexe Berechnungen mit bedingten Anhängigkeiten realisieren.

 

Teilen Sie Ihre Ergebnisse

Ist der Bericht dann endlich fertig, wäre das Ergebnis sicher auch interessant für andere Kollegen oder Interessensgruppen. Nun gibt es verschiedenste Wege, den Bericht aus Power BI Desktop zu publizieren. Neben den völlig statischen Methoden wie PDF oder PowerPoint Export bietet sich das Veröffentlichen im Power BI Dienst an. Der Power BI Dienst ist der cloudbasierte Speicher, um fertiggestellte Berichte zu verwalten, automatisch aktualisieren zu lassen und mit der Welt zu teilen. Letzteres kann allerdings nur über eine kostenpflichtige Lizenzierung erreicht werden, über die wir einen gesonderten Blog Beitrag noch bringen werden.  Schön ist auch die Möglichkeit, im Power BI Dienst für die Erstellung neuer oder Weiterbearbeitung hochgeladener Berichte einen vollwertigen Editor gemäß Power BI Desktop zu nutzen. Warum aber dann der Umweg über Power BI Desktop? Weil das dem Bericht zugrunde liegende Dataset bzw. tabellarische Datenmodell nur mit der Desktop App erstellt werden kann. Im Online-Dienst funktioniert das leider nur mit einer einzigen Tabelle. Ist das erledigt, kann man sich aussuchen, ob man im Dienst oder in der Desktop App seinen Bericht bauen möchte. Eine weitere hochinteressante Funktion im Dienst ist das Erstellen von Dashboards. Hier kann man einzelne Visualisierungen aus verschiedenen Berichten unter einer Klammer zusammenfassen und so z.B. verschiedene Abteilungen monitoren.
 

Um ein Fazit zu ziehen

Power BI ist ein vielseitig einsetzbares und mächtiges Analysetool. Das einfache Erstellen von Berichten, die Interaktivität und die dynamischen Auswertungsmöglichkeiten sind unübertroffen. Und Power BI gewinnt immer mehr an Popularität. Warum? Weil es einfach teuflisch gut ist.
Was gäbe wohl der gemeine Geschäftsführer dafür, seine Entscheidungsgrundlagen mit einem Knopfdruck auf den Bildschirm zu zaubern und automatisch aktuell zu halten? Sicherlich sehr viel, wahrscheinlich ließe er sich sogar auf den Pakt mit dem Teufel aus Redmond ein.
 
Es bleibt spannend: lesen Sie nächsten Donnerstag (11.02.2020) auch unseren zweiten Teil der Power BI Trilogie.
Nächste Woche mit dem Thema: "Wie setze ich Power Bi ein?"